Wir verwenden derzeit das Plugin „Mailpoet“, welches eines der wenigen ist, die weitgehend alle notwendigen Funktionen bieten ohne dafür bezahlen zu „dürfen“ (dennoch gibts eine Premiumversion, ist ja klar …), eine gute deutsche Übersetzung aufweisen und (wichtig) auch alle rechtlichen Voraussetzungen für einen Betrieb erfüllt. Bitte lest Euch das zuerst mal durch, bevor ihr weiterlest, so dass Ihr diese kennt und umsetzen könnt!

Zuerst möchte ich Euch die Grundkonzepte erklären. Den Rest könnt Ihr Euch dann über die Menupunkte bzw. die Mailpoet-Hilfe erarbeiten (wie üblich gilt: die ist sowieso aktueller und besser … also warum viele Worte machen).

Es gibt im Adminmenu einen Punkt „MailPoet“, darunter finden sich zwei Kernfunktionen:

Einmal den Punkt „Newsletter“ und dann „Abonnenten“. Unter „Newsletter“ kann man neue Newsletter einrichten. Ein Newsletter ist nicht mehr oder weniger als eine eMail zur Verteilung an einen bestimmten Personenkreis. Bereits verschickte Newsletter/eMails sind in einer Liste sichtbar, die kann man als Basis nehmen für einen eigenen Newsletter wenn man möchte. Es gibt hier sehr viele, schöne Möglichkeiten für Gestaltungen sowie automatisiertes Versenden. Ich kann Euch nur empfehlen, diese zu nutzen, das ist nicht allzu schwer und sieht am Ende sehr professionell aus! Ich habe für uns mal eine Vorlage erstellt, die man durch Duplizieren einfach von einem bestehenden Newsletter wiederverwenden kann, wer gerne eine besser machen möchte, ist aber herzlich eingeladen das zu tun, denn das war erst mal ein Schnellschuss, um was zu haben … 😉 Die bestehenden Vorlagen sind schön, aber passen meist nicht aufgrund der darin enthaltenen Elemente, müssen also vor Verwendung auch umgestellt werden.

Am einfachsten erstellst Du einen neuen Newsletter, indem Du einen bestehenden duplizierst. Hierzu einfach in der Übersicht auf „Duplizieren“ klicken und dann Deine neu erstellte Kopie entsprechend bearbeiten / anpassen. Du kannst u.a. die ganzen Inhalte und natürlich die Überschrift, sowie den Addressatenkreis ändern. Du kannst am Ende auch den Newsletter planen, so dass er erst zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet wird. Sehr schön ist auch die Funktion, bestehende WordPress-Objekte (Artikel, Seiten, Forenbeiträge usw.) direkt einzubauen. Die hier ausgewählten Artikel tauchen dann direkt im Newsletter auf, feine Sache das. Leider geht das nicht mit Medien (zumindest hab ich  auf die Schnelle nicht rausgefunden wie. Wer das tut: bitte hier die Hilfe aktualisieren – danke!). Stattdessen muss man hier einen Link setzen. Dazu bitte in der Medienübersicht auf die Datei und den Link, der unter „URL“ steht kopieren (beinhaltet „wp-content“…). Bitte nicht den Link oben aus dem Browser nehmen (beinhaltet „wp-admin“), der könnte evtl. nicht immer funktionieren, da er vermutlich erweiterte Berechtigungen braucht.

„Abonnenten“ bietet eine Abonnentenverwaltung, d.h. man kann hier einstellen und einsehen, wer was erhält. Das ist eigentlich weitgehend selbsterklärend. Wichtig ist, dass Ihr hierbei das Konzept einer „Liste“ versteht. Stellt Euch eine Liste einfach als ein über die Webseite verwalteter eMail-Verteiler vor. Einen „Newsletter“ könnt ihr dann an ein oder mehrere Listen schicken. Also wenn Claudia zum Beispiel etwas an die Lauftreff-Betreuer schicken will erstellt sie einen Newsletter und schickt diesen dann an die Lauftreff-Betreuer-Liste. Eine standardmäßig verfügbare Liste ist die aller WordPress-Benutzer. Diese kann man aktualisieren, d.h. Mailpoet liest dann die in WordPress selbst registrierten Benutzer nochmal neu aus und erstellt ggf. für die fehlenden Addressaten neue Einträge. Also es ist zu unterscheiden zwischen den registrierten Benutzern in WordPress (die sich anmelden können, für die ein Profil vorhanden ist, die bestimmte Rechte anhand ihrer Rolle haben usw.) und den Abonnenten in den Listen. Ein Benutzer kann auch Abonnent sein. Ein Abonnent ist aber im Mailpoet nur über eMail usw. bekannt und muss daher nicht unbedingt auch ein WordPress-Benutzer sein. Ausgehend davon, dass irgendwann unser gesamter Lauftreff Benutzer und Abonnent ist, wird das dann schon mal identisch sein (Ausnahme: aus den Newslettern abgemeldete Abonnenten). Aber wenn wir weitere Leute z.B. auch von anderen Lauftreffs, Sponsoren, usw. irgendwann mal mit Newslettern ansprechen wollen, dann könnte das wieder auseinanderlaufen.

Es scheint also darauf hinauszulaufen, für jeden Zweck eine spezielle Liste anzulegen. Wer welche Liste erhält, stellt man dann über die Abonnenten-Funktion ein. Außerdem kann jeder Benutzer das natürlich auch selbst einstellen. Listen könnte es dann geben für Sponsoren, alle Lauftreff-Mitglieder, für die angemeldeten Benutzer der Webseite, für die Autoren, für die Lauftreff-Betreuer, fürs Wurzelweglauf-Orgateam, usw. Für alle Autoren und Redakteure sind bereits eigene Listen eingerichtet, um diese Personenkreise gezielt informieren zu können. Weitere könnt ihr selbst anlegen oder eben bestehende verwenden. Bitte achtet dabei darauf, dass die Listen sinnvoll sind und sich nicht zu sehr überlappen.

Was leider nicht geht ist, dass Ihr einfach eine eMail bastelt und die z.B. an eine Weiterleitungs-Adresse schickt. Ein Problem hierbei (unabhängig davon, dass ich noch nicht herausgefunden habe, ob/wie das überhaupt geht) ist dann, dass einfach jeder an einen solchen Verteiler schicken könnte. Bevor wir sowas also anbieten, sollten wir darüber mal kurz diskutieren …

Es gab zum Start mal ein paar Probleme mit der Abmeldung als Abonnent. Hierfür sind im Newsletter-Body unten ein paar Links standardmäßig drin (wichtig: rechtlich müssen die drin sein!). Abonnenten können sich entweder komplett abmelden oder nur aus bestimmten Listen.

Für jeden Versand versucht Mailpoet herauszufinden, wie die Perzeption war. Dafür gibt es ein paar technische Tricks, die ich hier jetzt nicht näher erläutern möchte (siehe Mailpoet-Hilfe). Wichtig ist für Euch zu wissen, daß diese Statistiken nicht immer verlässlich sind, aber zumindest einen guten Trend zeigen sollten.